El Representante de la Dirección programa la reunión del Comité Revisión por la Dirección, la cual se realizará como mínimo una vez al año; por su parte, el Director General, los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro deben convocar al menos dos veces al año una reunión para realizar la revisión de las acciones de implementación del Modelo de Mejora Continua de la Gestión Institucional a su cargo y tener en cuenta la información recopilada de la aplicación del procedimiento de Medición y Control.
El Representante de la Dirección consolida la información pertinente para la revisión del Modelo de Mejora Continua de la Gestión Institucional, apoyado en la información remitida por los equipos de trabajo de Mejora Continua en las regionales, recopila la información que muestra el desempeño del Modelo de Mejora Continua de la Gestión Institucional y de las necesidades o propuestas de mejora.
Teniendo como referente la Norma de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005, la información necesaria para la Revisión por la Dirección incluye:
• Resultados de Auditorías internas o externas
• Retroalimentación del Cliente
• Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicios
• Estado de las acciones preventivas y correctivas
• Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección
• Cambios que podrían afectar el Modelo de Mejora Continua de la Gestión Institucional
• Recomendaciones para la mejora
• Riesgos actualizados e identificados para la entidad.
En la revisión por la dirección, los participantes de la reunión analizan el estado actual del Modelo de Mejora Continua de la Gestión Institucional con los documentos soporte que se presenten en la misma. Se revisa el informe presentado por el Representante de la Dirección, y si es necesario la información soporte para la revisión, evaluando los compromisos y las evidencias de las mejoras realizadas.
Se debe verificar si se requiere un plan de mejora, caso en cual se plantean las acciones de mejora con los indicadores de seguimiento y las fechas del compromiso.
Posteriormente, es necesario verificar el cumplimiento del plan de acción definido y solicitar a las respectivas instancias, hacer seguimiento para evaluar el cumplimiento de dichas acciones.
Se deben mantener registros para tener la evidencia de la Revisión por la Dirección. El Representante de la Dirección archiva y mantiene la evidencia del cumplimiento de los requisitos de la Revisión por la Dirección así como el Acta de reunión de la revisión por la dirección.